管理組合の会議の議事録には

決議の結果や参加者から出された意見などが記録されており

現在や過去のマンションの状況を知る上での大事なツールとなります。

マンションで行われる会議には、主に総会と理事会がありますが

組合員全体を出席対象とした総会については

区分所有法第42条第1項の規定により、議事録の作成が義務付けられています。

 

総会の議事録は、原則として議長を務める理事長が作成しますが

選任された理事などが議事録の作成をおこなう場合もあります。

但し、管理会社に管理を委託している場合

管理会社の担当者（フロントマン）が理事会に同席し

議事録の素案を作成していることが多いのが実状です。

議事録の作成には手間と時間がかかるため

管理会社に作成してもらうのは結構なことですが

作成者はあくまでも議長（理事長）であるため

議長は管理会社の作成した素案の内容をよく確認のうえで

署名、押印することが大切です。

 

議事録の書き方に決まりはなく

議事の内容をすべて記載する必要はありませんが

日時・出席者数・議案・決議結果などの要点を

正確に記載する必要はあります。

また、そのマンションごとにある程度書式を決めて作成したほうが

読む側（組合員）はより読みやすくなります。

 

議事録を全戸に配付するかどうかは

管理規約等に定められている場合のほか

各管理組合の慣例等により異なります。

弊社でも以前は議事録のコピーを全戸に配布しておりましたが

ペーパーレス化の観点から、紙での配布をなるべく控え

管理組合専用のポータルサイト上で議事録を確認頂くよう努めております。

 

近年は、時間がかかる、家の用事を優先したい等の理由で

総会の出席を委任する人が増えているように思えます。

いくら時間をかけて議論をかさねても

組合員に結果を伝え共有しなければトラブルにも繋がるため

議事録の作成・公開は大切です。

できる限り多くの組合員の目に留まる方法で

議事録を公開することが望ましいでしょう。

新型コロナウイルスによる影響も若干落ち着いてはきましたが、

弊社管理物件の一部では今も尚理事会の開催を見送ったり、

総会を書面決議で開催したりといった組合活動の自粛がございます。

そんな状況の世の中、注目されているのがITを活用した組合活動です。

 

令和３年６月の標準管理規約の改正においても、「ITを活用した理事会・総会」すなわち、

リモートでの理事会・総会の開催が可能であることが明確化され、

これにあわせて留意事項等が記載されました。

 

※標準管理規約とは、各管理組合がマンションの維持・管理や生活する上での

　ルールを定めた管理規約を、作成・変更をする際の参考になるよう、

　国土交通省が作成したものです。

 

管理組合がリモートでの理事会・総会を開催するためには、以下の準備が必要です。

 

 

 

管理規約の改正

まずは管理組合がリモートでの理事会・総会を開催可能であることを

あらかじめ管理規約に明記するために、規約を総会で改正しておく必要があります。

令和３年６月に改正した標準管理規約の第２条十及び十一、第３８条コメント、

第４３条及び同条コメント、第４７条及び同条コメント、第５２条コメント、

第５３条及び同条コメントが参考になります。

 

IT環境の構築

リモートでの理事会・総会を開催するためには、以下のものが必要になります。

１．パソコン・スマートフォン・タブレット等の端末

２．インターネット回線

３．WEB会議アプリ

４．カメラ、音響機器、モニター等（リモートとリアル理事会・総会開催を併用する場合）

 

リアル理事会・総会とは、マンションの集会室や公民館等の会場で開催する

一般的な形式の理事会・総会を指します。

リモートでの理事会・総会はどこにいても参加できることが最大のメリットですが、

ITの使い方がわからない方や、Wi-Fi環境が無くインターネット接続料に

抵抗を感じる方もいらっしゃる可能性がありますので、現状では

リモートとリアルを併用する理事会・総会の開催が望ましいといえます。

 

今後さらに発展するIT技術の活用に向けて、

今から管理組合で少しずつ準備してみてはいかがでしょうか。

 

 

マンション管理組合では、毎年3月を決算月としているところが多くあります。

 

総会開催を会計年度終了から2ヶ月以内と定めている管理組合は

 

一定数あるなか、現状多くの管理組合は、日程の都合により3ヶ月以内に

 

通常総会を開催しています。

 

 

※　例として事業年度が4月～3月、6月を通常総会に想定したスケジュール

 

 

 

 

 

 

　・決算報告書の種類 

 

自主管理マンションの決算報告書に多く目にするのは、金銭の出入りをお小遣い帳の

様に収支報告のみで貸借対照表がない場合です。

 

これは、単式簿記(現金主義)と言って帳簿の書き方がシンプルであるため、報告内容も

簡単なものとなり、手元の現金がいくら増えたか、減ったかがわかる仕組みです。

 

しかし、単式簿記(現金主義)は、基本的に現金の増減を把握して帳簿を作成するため、

現金や借金等の残高がわからないことや、収支が必ずしも正しい期間に計上されない等、

財政状態の把握が曖昧という問題点があります。

 

また、管理費等の収入を現金の入金時点で計上するため、納入していない管理費等に

未収金が発生しても、決算書のどこにも計上されません。

 

 

管理組合会計は、複式簿記(発生主義)で行うのが一般的で、管理費等の収入がどこの

預金口座に入金されたのか、現金で保有しているのか記録されることになります。

 

毎月の管理費等の収入は入金があった分だけではなく、入金がなかった分についても

未収金として計上します。

 

翌月分の管理費等を入金された場合は、前受金となり、貸借対照表にも計上されます。

 

管理費等収入は、その期に入金された収入だけでなく、未収金分の収入も含まれるため、

前受金や未収金を管理費等に振替える必要があり、貸借対照表に未収金として計上された

管理費等は支払が完了するまで残高が残りますので、決算書を見れば、滞納状況も把握

できるということです。

 

あるべき収入が計上され、納入されていない管理費等があるか、未収金の残高により

読み取ることが出来ます。

 

 

 

 

 

　・区分管理をしていない

 

管理費会計と修繕積立金会計にわけて使い道をしっかり把握します。

 

毎月管理費等はマンションの建物等を管理するために集め、管理費等の収入を入金段階

から管理費会計と修繕積立金会計に区分し目的に分けて決算する必要があります。

 

共用設備の保守点検費、管理員人件費、組合運営、消耗品費等の経費は管理費会計に

充当します。

 

また、修繕積立金は計画的に行われる大規模修繕工事費や計画的修繕等、特別な費用を

修繕積立金会計に充当します。

 

日常的な維持管理のために必要となる管理費会計と将来必要となる修繕積立金会計に

別に確保しておくことが、財政状態を保つためには必要となります。

 

例えば管理組合の運営にあたり、管理費会計の支出が膨らんで修繕積立金を取り崩して

しまうようなことは、将来の大規模修繕工事や設備の取替が必要になった場合、どうやって

捻出するか大きな問題となってしまう危険性があるからです。

 

 

 

 

最後に、決算報告は管理組合に収めた管理費等がきちんと目的通りに使われたか、

 

今年一年に必要だった支出に対して充足していたのか不足していたのか、

 

現在の財産がどれだけあるのか、

 

修繕積立金は予定通り積み立てられているのか、

 

決められた通り管理費等を納入しているか等を、

 

知ることができる報告となり、

 

毎月の管理費等の支払いが目的通り正しく使われているか、

 

その結果が決算報告となり、

 

その報告を行うのが通常総会となるのです。

 

 

  

 

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新型コロナウイルスに関し国から緊急事態宣言が発令され解除された中、

通常総会を5月から6月に開催する管理組合が多く、通常総会開催は

どのように行えばいいか、問題の一つになっていることでしょう。

 

 

区分所有法第39条第3項では、「区分所有者は、規約又は集会の決議により、

前項の規定による書面による議決権の行使に代えて、電磁的方法によって

議決権を行使することができる。」とされており、集会に出席せずに、

電子メールやWEBサイトへの書き込み等電磁的方法を用いて議事権を行使する

ことができます。

 

一般的に、管理組合運営において管理規約の定めによるほか、別に細則を定める

ことができるとされており、あらかじめ管理規約や細則で定めることにより、

理事会においてWEB会議や電子メール等を用いて開催することは可能です。

 

　しかしながら、管理規約や細則に管理組合運営等に係る特段の定めがない場合で

あっても、新型コロナウイルス感染拡大の予防という観点から、当面の間やむを得ず

管理規約に規定されていない手法による対応が求められる際には、区分所有者から

理解や了承が得られれば、そのような対応がなされても不適切ではないと考えられます。

 

　いずれにしても、WEB会議や電子メール等を用いた総会や理事会を開催する場合、

これらを用いることができない組合員にたいして議事について質問の機会や確保、

書面等により意見の提出や議決権行使を認めるなどの配慮や通常の総会や理事会と同様、

管理規約や細則に則し議事録を作成することが必要となる点などに、ご留意ください。

 

WEB会議等を用いて中継を行うにあたって、動画配信を行うWEBサイト等に

アクセスするためのID及びパスワードを招集通知等と合わせて通知することが

考えられます。

 

近藤リフレサービスでは、緊急事態時以外においても、WEB会議を行っておりますので、

通常の理事会等で離れた場所から簡単に利用することが可能です。

 

 

 

※電磁的方式：

①インターネット等を通じて電子メールを送信する方法

②ウェブサイト（ホームページ）に情報を開示し、これを見読又はダウンロード

　できるようにする方法

③当該情報を記録したDVD、ICカード等の記録媒体を交付する方法

なお、電話及びFAXは電磁的方法には含まれない。

 

 

 

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役員ではない組合員が、理事会へ出席する事は出来ますか？

 

マンション標準管理規約第45条第1項に、理事会が総会出席を必要と認めた者を認めており、理事会においても、

総会の運営方式に準じ、理事会の判断で必要と認めた組合員の出席を認めても良いと思います。

 

 

なお、理事会に出席する組合員は、意見を述べるにとどまり、理事会の議決には参加できません。

 

 

また、トラブルの防止として規定を定める事が良いと思います。

 

 

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