管理会社に業務委託しているマンションでは

一般的にマンションの居住者の個人情報は

「個人情報保護法」に基づいて管理会社が管理しています。

しかし、自主管理のマンションだったり

管理会社に委託していても災害時に備えて居住者名簿を理事会が保有する等

管理組合が管理することもあるでしょう。

この場合には、個人情報やプライバシーの保護を厳守して

第三者に情報が流出しないよう取り扱いに十分注意したいものです。

 

「個人情報保護法（個人情報の保護に関する法律）」は

個人の権利利益を保護することを目的として定められた法律で

個人を識別できる情報を多く取得する立場にある事業者を管理するための法律です。

2017年5月の法改正により

「取り扱う個人情報の数が5000人以下である事業者を法規制の対象外」

としていた制度が廃止され

マンションの管理組合も例外なく個人情報保護法の対象となりました。

管理組合が扱う個人情報には、一般的に

居住者の「氏名」「住所」「連絡先」等が記載された居住者名簿や

滞納者の情報等がありますので

理事会で保有する際には第三者に情報が漏れないよう注意してください。

 

また、プライバシー保護の観点でいえば

理事会活動のなかで、理事はマンションの居住者の職業や

交友関係などを知る機会があると思います。

居住者のプライベートな情報を議事録に記載して

それを全戸に配布したり、掲示したりすることは

個人のプライバシーを侵害するおそれがありますのでやめましょう。

理事会の業務は、あくまでもマンション共用部分の管理を目的としたものであり

居住者のプライベートについては基本関わるべきことではありません。

しかしながら、理事会の業務の中で

自然と知りえる情報もあると思います。

｢個人情報保護法｣の遵守は当然のことですが

居住者のプライバシーに関する事柄についても

その取扱については十分に配慮をおこなうことが重要です。

マンションを健全に維持管理していくためには

管理費や修繕積立金（以下「管理費等」）の資金はとても重要ですが

管理で頭を悩ます問題に管理費等の滞納があげられます。

管理費等はそれぞれのマンションで毎月決められた日に

決められた金額を入金いただくのが原則ですが

残念ながら入金が滞る方は一定数おられます。

滞納者のなかには数か月、数年単位で滞納する方もいるので

管理組合はマンション維持管理の資金を確保するために

滞納した管理費等を回収しなければなりません。

回収の方法としては督促状の送付や電話での督促等さまざまですが

なかには注意が必要な方法もあります。

 

以前、別の管理会社から弊社に管理を変更して頂いた管理組合の理事長から聞いた話ですが

以前の管理会社に滞納者への回収方法として「支払督促」を勧められたため

それに応じたところ、滞納者から支払えないとの異議申し立てがあり

そのまま自動的に通常訴訟へ発展、裁判所に行かなくてはならなくなり困った、

ということがあったそうです。

 

「支払督促」とは、債権者からの申立てに基づいて

簡易裁判所の書記官が債務者に金銭の支払いを命じる制度です。

あまり費用をかけずに裁判所からの支払い命令を得ることができ

強制執行もできるようになりますが、

債務者から異議申し立てがあると、そのまま通常訴訟へ発展してしまうデメリットがあります。

そうなると弁護士を探す時間もあまりありませんので

代表者である理事長が裁判所へ行かなくてはならなくなります。

そうならないように、支払督促を行う場合は事前に弁護士に相談する等

異議申し立てに備えることが重要です。

 

ちなみに、滞納があるお部屋が売却された場合でも滞納は消滅せず

次の所有者（特定承継人）に引き継がれますが

管理費等は5年で時効を迎えてしまいますので

時効を迎える前に法的措置をおこない、時効を更新するよう心がけましょう。

中古マンションを売買する際は、仲介会社から重要事項説明書が発行され

内容について説明がありますが

その内容の多くは管理会社が仲介会社に発行する

「管理に係る重要事項調査報告書（以下「調査報告書」）」を

参考に作成されています。

 

調査報告書は、利害関係者、つまり中古マンションの購入希望者から

マンションに関する重要な事柄について照会があった際に

管理会社が発行するマンションに関する資料のことです。

※自主管理マンションの場合、理事会役員の方が作成している

　もしくは作成自体していないケースもあります。

 

調査報告書の内容は管理会社によって違いがありますが

弊社が所属しているマンション管理業協会作成の調査報告書記載例には

次のような項目があります。

・建物に関すること（竣工年月、共用部分の範囲、持分など）

・管理組合に関すること（収支状況、滞納状況、借入金の有無、総会・理事会の活動状況など）

・共用部分で加入している保険に関すること

・駐車場、駐輪場に関すること

・管理費、修繕積立金、各種使用料に関すること（対象住戸の滞納の有無、値上げ予定など）

・修繕履歴に関すること

・マンションのルールに関すること（ペットの制限、楽器等音の制限、リフォームの制限

　民泊の制限など）

・管理員、管理会社に関すること（勤務体系、連絡先など）

 

その他に、電力一括受電に関すること、アスベストに関すること、耐震診断に関すること

テレビ視聴に関すること、インターネットに関することや

最近ですと、管理計画認定制度に関すること、マンション管理適正評価制度に関することも

記載項目となっており

実に多様な項目が記載されています。

 

調査報告書をみれば、マンションの運営状況がよくわかります。

通常契約を取り交わす前に、仲介会社は調査報告書を取得しているはずですが

発行には手数料が掛かる場合がほとんどですので

仲介会社の中には調査報告書を取得しなかったり

契約が決まらないと取得しないといったこともあります。

その場合、大概は所有者の方に事前に管理組合の収支状況や

ルール等をヒアリングしていると思いますが

そのマンションのことを知らずに

買い手希望の方に案内している可能性もあるので注意しましょう。

また、マンションの運営状況もルールも日々変化しますので

買い手希望の方は購入前に調査報告書の発行時期を

最新であるか確認することが望ましいです。

 

購入後のトラブルを避けるために

マンションの情報は仲介会社に出来るだけ確認するようにしましょう。

新型コロナウイルスによる影響も若干落ち着いてはきましたが、

弊社管理物件の一部では今も尚理事会の開催を見送ったり、

総会を書面決議で開催したりといった組合活動の自粛がございます。

そんな状況の世の中、注目されているのがITを活用した組合活動です。

 

令和３年６月の標準管理規約の改正においても、「ITを活用した理事会・総会」すなわち、

リモートでの理事会・総会の開催が可能であることが明確化され、

これにあわせて留意事項等が記載されました。

 

※標準管理規約とは、各管理組合がマンションの維持・管理や生活する上での

　ルールを定めた管理規約を、作成・変更をする際の参考になるよう、

　国土交通省が作成したものです。

 

管理組合がリモートでの理事会・総会を開催するためには、以下の準備が必要です。

 

 

 

管理規約の改正

まずは管理組合がリモートでの理事会・総会を開催可能であることを

あらかじめ管理規約に明記するために、規約を総会で改正しておく必要があります。

令和３年６月に改正した標準管理規約の第２条十及び十一、第３８条コメント、

第４３条及び同条コメント、第４７条及び同条コメント、第５２条コメント、

第５３条及び同条コメントが参考になります。

 

IT環境の構築

リモートでの理事会・総会を開催するためには、以下のものが必要になります。

１．パソコン・スマートフォン・タブレット等の端末

２．インターネット回線

３．WEB会議アプリ

４．カメラ、音響機器、モニター等（リモートとリアル理事会・総会開催を併用する場合）

 

リアル理事会・総会とは、マンションの集会室や公民館等の会場で開催する

一般的な形式の理事会・総会を指します。

リモートでの理事会・総会はどこにいても参加できることが最大のメリットですが、

ITの使い方がわからない方や、Wi-Fi環境が無くインターネット接続料に

抵抗を感じる方もいらっしゃる可能性がありますので、現状では

リモートとリアルを併用する理事会・総会の開催が望ましいといえます。

 

今後さらに発展するIT技術の活用に向けて、

今から管理組合で少しずつ準備してみてはいかがでしょうか。

 

世界的にEV技術が発展している中、日本国内でも買える電気自動車の選択肢が増えはじめています。

日本政府は、2035年までに乗用車新車販売における電動車の比率を100%とする目標を掲げており、今後はこれまでのガソリン車に変わって電気自動車（EV）が主流となっていきます。

マンションにおける充電設備等サービスの選択肢は資産価値に繋がるのか。基礎充電のための充電設備拡充が大事な課題なのか。これもまた、選択肢の一つではないでしょうか。

 

 

電気自動車の充電設備を設置するなら

 

充電器の種類には、出力が高く短時間で充電が完了する「急速充電器」と、出力は低めで数時間の充電時間を必要とする「普通充電器」の2種類がありますが、急速充電器は広い設置場所が必要で導入費用も多くかかるため、主に高速道路のSA/PAや道の駅などに設置され、緊急時などの継ぎ足し充電に利用されます。

マンションのように生活の拠点となる場所には普通充電器の設置が適切と言えるでしょう。

 

 

マンションに充電設備を設置する場合、管理組合の合意が必要

 

「そもそも設置するかどうか」といった議論はもちろん、設置費用は誰がどれだけ負担するか、利用ルールはどうするか、設置後の電気代はどう徴収するか、などについて話し合って合意を得なければなりません。

たとえば充電にかかる電気代は「充電した人がその場で決済」という方式を採用すれば、クルマを持っていない住民やEVを所有していない住民にも設置を受け入れてもらいやすくなるでしょう。

 

 

電力供給の契約を変更する必要があるか検討

 

充電設備は大きな電力を消費するため、契約電力・電気容量を確認することが非常に重要となり、電気容量が不足した状態で充電器を設置すると、共用部分の電気設備の停電を招く恐れがあります。

変圧器の取り換え、幹線の引換えなどの工事が発生する可能性があります。

 

 

充電設備の運用に要する費用

 

充電設備の運用に要する費用については、大きく分けて、電気料金と管理費用の２つがあります。

電気料金については、充電設備の利用者から徴収することを基本としつつも、様々な方法が考えられます。

1.電力量ごとに料金を定める

2.利用時間に応じて料金を定める

3.定額制

 

また、管理費用については、保守契約費用や充電器の交換費用などがあります。

保守契約費用については、月当たり数千円から数万円まで保守契約の内容によって様々です。

充電設備の利用料金の徴収方法は複数あり、昨今ではこうした運用面のサービス提供を行う事業者も多く、それぞれの組合の事情を踏まえながら徴収方法を検討されることをお勧めします。

 

 

 

導入する上で、補助金等様々な課題が多くありますがEVの普及に向けて取り組みを進めていきたいものです。