管理組合の会議の議事録には

決議の結果や参加者から出された意見などが記録されており

現在や過去のマンションの状況を知る上での大事なツールとなります。

マンションで行われる会議には、主に総会と理事会がありますが

組合員全体を出席対象とした総会については

区分所有法第42条第1項の規定により、議事録の作成が義務付けられています。

 

総会の議事録は、原則として議長を務める理事長が作成しますが

選任された理事などが議事録の作成をおこなう場合もあります。

但し、管理会社に管理を委託している場合

管理会社の担当者（フロントマン）が理事会に同席し

議事録の素案を作成していることが多いのが実状です。

議事録の作成には手間と時間がかかるため

管理会社に作成してもらうのは結構なことですが

作成者はあくまでも議長（理事長）であるため

議長は管理会社の作成した素案の内容をよく確認のうえで

署名、押印することが大切です。

 

議事録の書き方に決まりはなく

議事の内容をすべて記載する必要はありませんが

日時・出席者数・議案・決議結果などの要点を

正確に記載する必要はあります。

また、そのマンションごとにある程度書式を決めて作成したほうが

読む側（組合員）はより読みやすくなります。

 

議事録を全戸に配付するかどうかは

管理規約等に定められている場合のほか

各管理組合の慣例等により異なります。

弊社でも以前は議事録のコピーを全戸に配布しておりましたが

ペーパーレス化の観点から、紙での配布をなるべく控え

管理組合専用のポータルサイト上で議事録を確認頂くよう努めております。

 

近年は、時間がかかる、家の用事を優先したい等の理由で

総会の出席を委任する人が増えているように思えます。

いくら時間をかけて議論をかさねても

組合員に結果を伝え共有しなければトラブルにも繋がるため

議事録の作成・公開は大切です。

できる限り多くの組合員の目に留まる方法で

議事録を公開することが望ましいでしょう。