リモートで理事会・総会を開催するには
新型コロナウイルスによる影響も若干落ち着いてはきましたが、
弊社管理物件の一部では今も尚理事会の開催を見送ったり、
総会を書面決議で開催したりといった組合活動の自粛がございます。
そんな状況の世の中、注目されているのがITを活用した組合活動です。
令和３年６月の標準管理規約の改正においても、「ITを活用した理事会・総会」すなわち、
リモートでの理事会・総会の開催が可能であることが明確化され、
これにあわせて留意事項等が記載されました。
※標準管理規約とは、各管理組合がマンションの維持・管理や生活する上での
ルールを定めた管理規約を、作成・変更をする際の参考になるよう、
国土交通省が作成したものです。
管理組合がリモートでの理事会・総会を開催するためには、以下の準備が必要です。
管理規約の改正
まずは管理組合がリモートでの理事会・総会を開催可能であることを
あらかじめ管理規約に明記するために、規約を総会で改正しておく必要があります。
令和３年６月に改正した標準管理規約の第２条十及び十一、第３８条コメント、
第４３条及び同条コメント、第４７条及び同条コメント、第５２条コメント、
第５３条及び同条コメントが参考になります。
IT環境の構築
リモートでの理事会・総会を開催するためには、以下のものが必要になります。
１．パソコン・スマートフォン・タブレット等の端末
２．インターネット回線
３．WEB会議アプリ
４．カメラ、音響機器、モニター等（リモートとリアル理事会・総会開催を併用する場合）
リアル理事会・総会とは、マンションの集会室や公民館等の会場で開催する
一般的な形式の理事会・総会を指します。
リモートでの理事会・総会はどこにいても参加できることが最大のメリットですが、
ITの使い方がわからない方や、Wi-Fi環境が無くインターネット接続料に
抵抗を感じる方もいらっしゃる可能性がありますので、現状では
リモートとリアルを併用する理事会・総会の開催が望ましいといえます。
今後さらに発展するIT技術の活用に向けて、
今から管理組合で少しずつ準備してみてはいかがでしょうか。
WEB会議で総会や理事会を開催することができます
新型コロナウイルスに関し国から緊急事態宣言が発令され解除された中、
通常総会を5月から6月に開催する管理組合が多く、通常総会開催は
どのように行えばいいか、問題の一つになっていることでしょう。
区分所有法第39条第3項では、「区分所有者は、規約又は集会の決議により、
前項の規定による書面による議決権の行使に代えて、電磁的方法によって
議決権を行使することができる。」とされており、集会に出席せずに、
電子メールやWEBサイトへの書き込み等電磁的方法を用いて議事権を行使する
ことができます。
一般的に、管理組合運営において管理規約の定めによるほか、別に細則を定める
ことができるとされており、あらかじめ管理規約や細則で定めることにより、
理事会においてWEB会議や電子メール等を用いて開催することは可能です。
しかしながら、管理規約や細則に管理組合運営等に係る特段の定めがない場合で
あっても、新型コロナウイルス感染拡大の予防という観点から、当面の間やむを得ず
管理規約に規定されていない手法による対応が求められる際には、区分所有者から
理解や了承が得られれば、そのような対応がなされても不適切ではないと考えられます。
いずれにしても、WEB会議や電子メール等を用いた総会や理事会を開催する場合、
これらを用いることができない組合員にたいして議事について質問の機会や確保、
書面等により意見の提出や議決権行使を認めるなどの配慮や通常の総会や理事会と同様、
管理規約や細則に則し議事録を作成することが必要となる点などに、ご留意ください。
WEB会議等を用いて中継を行うにあたって、動画配信を行うWEBサイト等に
アクセスするためのID及びパスワードを招集通知等と合わせて通知することが
考えられます。
近藤リフレサービスでは、緊急事態時以外においても、WEB会議を行っておりますので、
通常の理事会等で離れた場所から簡単に利用することが可能です。
※電磁的方式：
①インターネット等を通じて電子メールを送信する方法
②ウェブサイト（ホームページ）に情報を開示し、これを見読又はダウンロード
できるようにする方法
③当該情報を記録したDVD、ICカード等の記録媒体を交付する方法
なお、電話及びFAXは電磁的方法には含まれない。
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