マンションお役立ち情報

リモートで理事会・総会を開催するには

2022年11月28日 / カテゴリ:用語集

新型コロナウイルスによる影響も若干落ち着いてはきましたが、

弊社管理物件の一部では今も尚理事会の開催を見送ったり、

総会を書面決議で開催したりといった組合活動の自粛がございます。

そんな状況の世の中、注目されているのがITを活用した組合活動です。

 

令和3年6月の標準管理規約の改正においても、「ITを活用した理事会・総会」すなわち、

リモートでの理事会・総会の開催が可能であることが明確化され、

これにあわせて留意事項等が記載されました。

 

標準管理規約とは、各管理組合がマンションの維持・管理や生活する上での

 ルールを定めた管理規約を、作成・変更をする際の参考になるよう、

 国土交通省が作成したものです。

 

管理組合がリモートでの理事会・総会を開催するためには、以下の準備が必要です。

 

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管理規約の改正

まずは管理組合がリモートでの理事会・総会を開催可能であることを

あらかじめ管理規約に明記するために、規約を総会で改正しておく必要があります。

令和3年6月に改正した標準管理規約の第2条十及び十一、第38条コメント、

第43条及び同条コメント、第47条及び同条コメント、第52条コメント、

第53条及び同条コメントが参考になります。

 

IT環境の構築

リモートでの理事会・総会を開催するためには、以下のものが必要になります。

1.パソコン・スマートフォン・タブレット等の端末

2.インターネット回線

3.WEB会議アプリ

4.カメラ、音響機器、モニター等(リモートとリアル理事会・総会開催を併用する場合)

 

リアル理事会・総会とは、マンションの集会室や公民館等の会場で開催する

一般的な形式の理事会・総会を指します。

リモートでの理事会・総会はどこにいても参加できることが最大のメリットですが、

ITの使い方がわからない方や、Wi-Fi環境が無くインターネット接続料に

抵抗を感じる方もいらっしゃる可能性がありますので、現状では

リモートとリアルを併用する理事会・総会の開催が望ましいといえます。

 

今後さらに発展するIT技術の活用に向けて、

今から管理組合で少しずつ準備してみてはいかがでしょうか。