管理組合総会の準備
総会は管理組合の最高の意思決議機関です。
マンション内で生じる様々な問題を解決して行くためには、総会の円滑な運営
が必要となります。
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イ) 総会の開催準備
総会には、「通常総会」と「臨時総会」があります。
通常総会は、年1回開催され、管理組合運営における重要事項の意思決定を
行います。新しい会計年度が始まってから、管理規約に定められた期間内に
理事長が召集します。審議される事項には、次のようなものがあります。
1. 事業報告、収支決算の報告
2. 事業計画、収支予算の審議
3. 役員(理事、監事)の選任
4. その他の必要事項
臨時総会は、必要に応じて、理事会の決議があればいつでも招集することが
できます。
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ロ) 事業計画、収支予算の作成
管理組合の１年間の活動は、事業計画と収支予算にもとづいて行われます。
共用部分の維持管理と組合運営を適切に行うため、しっかりとした計画を立て
る必要があります。
1. マンションの諸施設の点検
2. 修繕の実施
3. 損害保険の契約
4. 管理組合の行事・・・等
事業計画や、前年度の予算執行状況から、収支予算を作成し、管理組合の活動
はこの収支予算の範囲内で実施します。
このようにして作成された事業計画および収支予算は、総会に諮り、決定します。
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ハ) 総会開催と議事録の作成
開催当日は次のような作業を行います。
1. 会場の設営
2. 出席者、議決権数の確認
3. 議事進行
4. 書記・・・等
● 総会議事録の作成
総会の議題、議事の経過と結果などを盛り込んだ議事録を作成します。
議事録には、理事長（議長）および議事録署名人数名の署名押印が必要となる
ため、理事長は各署名人に議事録を回覧し、押印をそろえます。
● 決定事項の手続
総会で決定された事項について手続や検討を行います。
● 総会議事録の保管
できあがった議事録は所定の場所（一般的には管理事務室）に保管し、利害関
係人から書面による請求があったときは閲覧させなければなりません。
また、必要に応じて議事録を各組合員に配付する場合もあります。
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ニ) 理事会の引継ぎ
理事会では、総会の決定事項や日常のトラブルなど様々な問題に対応しなけれ
ばならないため、任期中に完了できない問題も出てきます。
このような問題を継続して検討し、解決につなげるためには、理事会の引継ぎ
を確実に行うことが非常に重要です。
引継ぎが円滑に行われるようにするため、理事会が輪番制の場合などは、総会
開催前に次期の理事会役員候補者へ連絡をとり、次年度の計画について打ち合
わせておくことが望ましいでしょう。