議事録の作成
議事録の作成
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標準管理規約第49条では、総会の議事については、議長は、議事録を作成
しなければならない。
とあるように総会が終わったら、議事録を作成します。
開催日時、区分所有者総数、総議決権数、議題・議案の要領、報告事項の概要、
重要な質疑応答、採決の結果、賛否の区分所有者数、議決権数を記載し議長並び
に議長が指名する2名の出席者が署名・押印をします。
総会に出席ができなかった組合員が議事録を読んで、報告の概要や質疑応答の
やり取りがわかるように詳しく作成すると、管理組合内のコミュニケーション
がスムーズになるでしょう。
議事録の閲覧
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理事長は、総会議事録を保管し、組合員や利害関係人から書面による閲覧の
請求があったときは、マンション管理組合の総会議事録を閲覧させなければ
なりません。
この場合、総会議事録閲覧について、相当の日時、場所等を指定することが
できます。
また、議事録の保管場所を所定の掲示場所に掲示する必要があり、通常は管理
事務所の見えやすい位置に掲示している場合が多いようです。
※利害関係人とは、総会決議の拘束を当然に受ける賃借人等の専有部分の
占有者のほか、売買等によって区分所有権を取得しようとする者を言います。
議事録の保管期限
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区分所有法では、規約や総会議事録の保管を定めているものの、これらを
含む組合の保管期間については定めを置いてありません。
議事録の性質によって､永久に保管すべきものと、相当期間保管後に廃棄して
よいものとがあります｡
性質上廃棄して差し支えない議事録であっても､規約等で保管期間の定めが
ない場合は､10年程度保管することが望まれます｡
新たに、規約原本の作成をしないときなどは、いつ変更したのか根拠が不明に
なるため､規約原本の作成までは、必ず保管しておく必要があります。
議案の説明と議決権
議案の説明
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総会の2週間前 (標準管理規約第43条) までに発してある招集通知に議案書を
添付してあるので、総会の説明がスムーズにできます。
また、管理会社が説明を行う場合もあります。
▼ 説明が終わると質疑応答です。
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【質問の注意点】
1.会議の目的以外の質問はできません
2.質問者は回答者を指名できません
3.区分所有者のプライバシーに関する質問はできません
4.過去の総会の決議事項に関する質問はできません
【回答の注意点】
1.答えなくてよい質問には議長の判断で回答を拒否できる
2.最も説明に適した回答を指名するのは議長である
3.質問者が納得しなくとも合理的な説明がなされれば回答は終了する
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議決権
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管理組合の採決方法は、多数決ですが、組合員数と議決権数の両方を数えなく
てはなりません。
議決権とは各区分所有者が持っている議決に当たっての権利のことで、議決権数
とはその数です。
したがって、組合員数と同じではないのです。
標準管理規約第47条では、普通決議は出席組合員の議決権の過半数で決すると
あります。
管理規約に別段の定めが無い限り、組合員が所有する専有部分の床面積の割合に
よることになります。
つまり、総会議決権総数はマンションの戸数分存在するということです。
議長の権限
議長の権限
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総会を進めるうえで、議長には総会の秩序を維持し、議事を整理し、
議事の進行を円滑に進めるための「議事整理権」という権限があります。
標準管理規約第42条に「総会の議長は、理事長が務める」とありますが、
議長が単独で判断できることと、できないことがあります。
▼ 議長が単独で判断できること
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1.総会の開会と閉会の宣言
2.質問者や答弁者の指名
3.発言時間の制限
4.議事・議題の審議の順序
5.質疑の打ち切り
6.発言の中止
7.議場の秩序を乱した者の退場
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などがあります。
▼ 議長が単独で判断できないこと
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1.議題・議案に関する修正動議
2.議長不信任の動議
3.総会の延期・続行の動議
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などがあります。
総会は区分所有者が集まって決議を行う合議体なので、議事運営のすべてを
議長の単独判断というわけではないのです。賛否を得たうえで行わなければ
ならない事項もあるのです。
進める順序
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総会は、議長の開会宣言で始まり、閉会宣言で終わります。
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1.開会のことば
2.理事長のあいさつ
3.議長選出
4.議事録署名人選出
5.議案審議
・第1号議案 活動報告及び収支決算報告
・第2号議案 役員承認
・第3号議案 事業計画の承認
・第4号議案 予算承認
・第5号議案 管理規約の修正と改正
・第6号議案 管理委託契約締結の承認
・その他
6.閉会のことば
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標準的な総会の流れとなります。
招集手続きと議決権
招集手続き
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標準管理規約第43条で「総会を招集するには、少なくとも会議を開く日の
2週間前（会議の目的が建替え決議であるときは2か月前）までに、会議の
日時、場所及び目的を示して、組合員に通知を発しなければならない。」と
定めてあります。
招集通知には、総会の日時、場所、議題を記載し、さらに共用部分の変更、
規約の変更、特別決議などの議案内容(議案書)の通知となり区分所有者全員に
発送します。
議題を事前に知ることにより、論議を深めることができますし、出席できない方も
通知された事項について賛否を決定することができます。
議決権
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標準管理規約第47条では、総会の成立要件を「議決権総数の半数以上を
有する組合員が出席しなければならない。」とし、また、総会の普通決議は、
「出席組合員の議決権の過半数で決する。」と定めてあります。
「会議に参加し、議決に加わる権利」を意味します。
議決権は管理規約によって定めら、原則は、共用部分の共有持分の割合と
なります。
専有部分の床面積の広さによって、その部屋を所有する組合員の一票の権利が
決まります。
出席組合員が、総会成立要件ぎりぎりであった場合、過半数、代理人及び書面に
よる議決権行使も含めての同意が得られれば、決議されることとなります。
議事録には、区分所有者総数、総議決権数、賛否の区分所有者数、議決権数を
記載する必要があります。
総会とは
総会とは
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管理組合の総会とは、集合住宅の区分所有者によって構成される
最高意思決定機関のことです。
標準管理規約第42条で、「管理組合の総会は、総組合員で組織する。」と
定めてあり、管理組合運営に関して重大な役割を果たします。
業務を執行する理事長・理事・監事等の役員の選任・解任権を持つことが
最高意思決定機関であることを端的に表しています。
例えば、修繕工事の業者選択など意思決定の選択肢を示す場合、多くの
検討事項・交渉事など長期間にかけ綿密に比較検討する作業を、あらかじめ
理事会や修繕委員会などで行い、最終的に総会で業務執行の意思決定の選択肢を、
総会の承認を得ることなどがあります。
総会の種類
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標準管理規約第42条では、「通常総会を、毎年１回新会計年度開始以後
２ケ月以内に招集しなければならない。」と定めてあります。
総会には、「通常総会」と「臨時総会」があります。
通常総会は年1回開催され、懸案事項の決議と同時に組合運営の収支決算及び
予算の報告、事業計画ならびに役員の選出などがあります。
臨時総会は、補欠理事の選任や緊急の設備補修工事など急を要する問題が
発生した場合、大規模修繕工事の実施が近づくなど決議しなければならない
内容が増え、定期総会だけでは時間が足りない場合などがあります。