理事長の仕事とは
理事会の役員が輪番制になっている管理組合は多いと思いますが
その場合、抽選等により思いもよらず理事長になってしまうといったケースもあります。
いままで理事会・総会にあまり参加してこなかった方は
理事長がどのようなことをしているのか見当もつかないと思いますが
実際どのようなことをしているのでしょうか。
今回は、管理会社と管理委託契約を結んでいるマンションで
理事長がどのような仕事をしているか、ご紹介したいと思います。
・重要書類の引継ぎ・保管
前任の理事長から管理組合の重要書類を引継ぎ、保管します。
点検・修繕の報告書や会議の際に使用した資料などの多くは
管理室や管理会社で保管できますが
管理会社で保管することが好ましくない書類（例えば管理会社との契約書など）は
理事長が保管します。
・銀行印の引継ぎ・保管
管理組合は、区分所有者から管理費や修繕積立金などを徴収したり
各種費用を支払う業務を行うため
銀行をはじめとする金融機関に預金口座を開設しています。
理事長が変更になりましたら
前任の理事長からこの預金口座の銀行印を引継ぎ、保管します。
預金の口座の通帳を管理会社で保管し
銀行印を理事長が保管し分別管理することで
不明な出金を防ぐ狙いがあります。
各種費用の支払いが発生した場合
管理会社は金融機関の振込書類を作成し
理事長に捺印いただくことで、支払いを行います。
・預金口座の名義変更
通常、ほとんどの管理組合は法人化していないため
法人格のない団体となり
預金口座は「○○マンション管理組合 理事長〇〇 〇〇」という名義で
各種取り引きを行うことになります。
理事長が変更となりましたら
預金口座の名義を今の理事長の名義に変更する手続きを
金融機関にて行います。
身分証明書以外の必要な書類は管理会社が準備してくれます。
・月次収支報告書の確認
管理会社は毎月、「月次収支報告書」を作成し
管理組合に報告しなければなりません。
これは「マンション管理適正化法」という法律で義務付けられており
管理会社はその月の収支報告書を管理費会計、修繕積立金会計と区別して作成し
１ヶ月以内に書面で管理組合の管理者（理事長）等に交付しなければなりません。
月次報告書に添付されている資料は管理会社によって異なりますが
一般的には貸借対照表、未収金一覧表等も添付します。
理事長は毎月月次報告書を確認し、管理組合の収支を把握します。
・理事会や総会の開催
理事会はその期の役員のみで行う会議で
総会は組合員全員で行う会議です。
マンションの修繕やトラブルの解決など
マンションを維持管理していくための会議を行います。
軽微な修繕やトラブルの解決などは理事会で決定することが多いですが
大きな修繕や決定事項などは、理事会で方針を決めて
年に１度の総会で議案として組合員に上程します。
理事会は年に数回開催し、総会は通常年に1度開催されます。
（緊急で決めたいことがある場合、臨時総会を開催する場合があります）
理事長は議長として、日時と議題を決めて会議の進行を行いますが
管理会社が代わりに進行を行うことも可能です。
・各種契約の締結
工事や点検、清掃を業者に依頼する際の契約や
共用部分の保険契約は、理事長が締結します。
・居住者からの相談やトラブル発生時の対応
居住者の方からの相談やマンションでトラブルが発生した時に
解決すべく対応します。
理事長本人に相談してくるケースもあれば
管理会社経由で相談があるケースもあります。
理事長ひとりで判断するのが難しい場合は
理事会で協議を行うか、管理会社に相談します。
上記はあくまでも一般的な業務ですので
管理組合によっては、別に特殊な仕事を行っている場合もあります。
仕事は多岐にわたり、最初は考えることが多く
負担に感じることもあるかもしれませんが
判らないことがあれば管理会社のフロントになんでも相談してみましょう。
理事長職を務めることは
ご自身のマンションを知る良い機会でもあります。
マンション管理員・清掃員募集状況 （現在募集中）
マンション管理員・清掃員は随時募集しております。
ご応募の方は弊社までお電話いただくか（TEL：049-256-8500）
エントリーフォームからのご応募をお願いします。
募集№１
【職種】マンション管理員
※共用部分の清掃・点検、簡単な居住者対応等。
【勤務地】東京都文京区本郷
【給与】時給1,500円
【勤務時間】毎週火～金曜日 7：30～10：30
※祝日勤務。夏季・年末年始休暇あり。
【雇用形態】パート・アルバイト
【待遇】交通費規程内支給。制服貸与。定年75歳。未経験可。
募集№２
【職種】マンション管理人
※共用部分の清掃・点検、簡単な居住者対応等。
【勤務地】埼玉県ふじみ野市
【給与】時給1,150円
【勤務時間】毎週月・水曜日 8：30～15：30 、火・金曜日 9：00～11：30、土曜日 8：30～11：30
※祝日勤務。夏季・年末年始休暇あり。
【雇用形態】パート・アルバイト
【待遇】交通費規程内支給。制服貸与。定年75歳。未経験可。
募集№３
【職種】マンション管理人
※共用部分の清掃・点検、簡単な居住者対応等。
【勤務地】埼玉県さいたま市
【給与】時給1,150円
【勤務時間】毎週月～金曜日 9：00～12：00
※祝日勤務。夏季・年末年始休暇あり。
【雇用形態】パート・アルバイト
【待遇】交通費規程内支給。制服貸与。定年75歳。未経験可。
募集№４
【職種】マンション清掃員
※共用部分の清掃・点検、簡単な居住者対応等。
【勤務地】埼玉県飯能市
【給与】時給1,150円
【勤務時間】毎週月・水・金曜日 8：00～12：00
※祝日勤務
【雇用形態】パート・アルバイト
【待遇】交通費規程内支給。制服貸与。定年75歳。未経験可。
出来ればほしい防犯カメラ
昨今、空き巣や強盗事件の報道が増えており
ご自身が狙われないか心配されている高齢者や単身者の方も多いと思います。
報道を見る限り、主に閑静な戸建て住宅に被害が多いようですが
マンションだから安心かと言うと、そうとも言い切れないようです。
警視庁のホームページをみますと
令和５年における侵入窃盗は4万4,228件も発生しており
前年比＋20.9％と急増しているようです。
発生場所の割合としては、戸建て住宅が30.5％と最も多いですが
マンション等の共同住宅も11.1％と決して低くない割合です。
マンションは、人が多いので狙われづらいと思われがちですが
隣接する部屋のベランダから容易に侵入することができる点や
不特定多数の人が出入りするため逆に不審者を見分けにくいことがリスクとなります。
実際、弊社の管理マンションでも
大規模修繕工事の足場を利用して、高層階のベランダに何者かが侵入し
窓が割られる事件が発生したこともありました。
防犯カメラの設置には、主にレンタル、リース、買取の３つの方法があり
いずれもメリットやデメリットがあります。
レンタルは保守契約も含まれており
契約満了後には現在の機器を引き上げ、新たな機器に交換の上再契約となりますので
結果的に維持管理費用は高くなります。
リース契約には、契約満了後に
格安の料金で再リース（機器はそのまま）出来る業者もあります。
買取は機器費用と設置費用を一括で支払うので
設置後は修理費用以外掛かりません。
最近は、物価上昇により管理費会計が厳しい管理組合も多いので
なるべく費用の掛からないリース契約や買取が選ばれる傾向にあります。
また、カメラの設置場所に関していえば
一番多いのは人の出入りが判る「オートロック等の出入口」付近
次いで「エレベーターかご内」
不法投棄が度々あるマンションでは「ゴミ置き場」も多いです。
弊社のような管理会社としては
防犯カメラはマンションの維持管理のために必ずしも必要なものではなく
防犯性の向上等の付加価値の点が大きい為
積極的に設置の提案がしづらいものではあります。
ただ、居住者の方から設置のご要望があれば
比較的管理組合にご提案すしやすくなりますので
設置を望む場合、まずは管理会社や理事会に相談してみましょう。
リフォームを行う際の注意点
国土交通省によれば2023年末での
築40年以上のマンションストック数は約136.9万戸で
年々右肩上がりで増え続けており
10年後には約2倍、20年後には3.4倍にまで増加する見込みとのことです。
それに伴い、築年数がある程度経過したマンションで
リフォームを行う部屋も年々増え続けています。
管理規約や使用細則がしっかり整備されたマンションでは
お部屋のリフォームを行う際のルールが明確に定められている場合が多く
管理組合や近隣との無用なトラブルを避けるためにも
ルールは遵守しなければなりません。
今回は、マンションでリフォームを行う際の
一般的な手順をご紹介したいと思います。
集合住宅であるが故に戸建て住宅のように自分の都合でなんでも自由に
という訳にはいきませんので、ご注意ください。
①まずは、行いたいリフォームの内容が
管理規約や使用細則に違反していないかを確認し
内容に問題があるようなら改善しましょう。
よくあるのは、フローリング張り替えの際に遮音等級が基準値以下であったり
禁止になっている壁の開口を行う内容になっている、などです。
（遮音等級については基準を設けていない場合もあります）
工事可能な曜日や時間が定められている場合もありますので
よく確認しましょう。
②次に、工事申請書を作成し管理組合に提出します。
申請書の書式は管理組合で作成していることが多いです。
たとえお部屋のリフォームであっても
事前に工事申請をして管理組合から許可をもらわなければ
工事を始めることはできません。
工事内容によっては
申請書と併せて設計図、工事仕様書、工程表が求められる場合もありますので
管理会社や管理員に確認して必要であれば準備しましょう。
提出期限が定められている場合も多いので
余裕をもった工事プランを作成しましょう。
③管理組合から許可がおりたら
工事の前にお知らせの掲示配付や近隣へのご挨拶をしましょう。
工事期間中は工事業者が共用廊下やエレベーターに出入りしたり
資材の搬出入をしたりして
他の居住者の生活に少なからず影響がありますので
工事業者に依頼してお知らせは必ず作ってもらいましょう。
また、工事に伴う音や振動・臭い等で
近隣にご迷惑をおかけする可能性がある場合は
近隣へご挨拶をしておきましょう。
（これも工事業者がおこなってくれる場合がほとんどです）
また、工事の実施に近隣住戸の承諾が必要な場合もありますので
その確認も忘れずしましょう。
弊社にも、時々お部屋の工事に対する
ご相談がくることがあります。
「夜勤のため日中寝ているが、工事の音がうるさくて眠れない。」
「テレワークに支障がでている。」など
音に関する内容が多いです。
工事の音はお互い様の面がありますが
近隣にご迷惑をおかけしていることは事実ですので
必ず事前にご挨拶に行き
音などでご迷惑をおかけする旨の説明は行いましょう。
リフォームはお部屋の中が新しくなり、嬉しいことです。
在らぬトラブルでその気持ちが台無しにならないように
事前の準備は入念に行いましょう。
第三者管理方式とは
昨今、管理組合で深刻な問題となっているのが役員のなり手不足です。
分譲マンションでは築年数の経過に伴い
今まで役員を担ってきた方たちの高齢化が進み
役員業務を行うことが困難になってきたり
共働き夫婦の増加により
役員業務に時間を割くことが難しくなったなどの理由で
役員の就任を辞退するケースも多いようです。
実際、役員業務を積極的に行うとなると
時間に余裕があり、ある程度の体力がある人でなければ難しく
その様な人は限られてくると思います。
そうした問題を受け、国土交通省は2016年に
「標準管理規約」の見直しを行い
所有者以外の外部の専門家を管理者として選任する方法
つまり管理組合が管理者業務を
第三者（管理会社など）に委託する方式が条文で追加されており
大手の管理会社では第三者管理を引き受けているところもあるようです。
※現段階では弊社は第三者管理をお受けしておりません。
第三者管理方式には、基本的に以下の3つのパターンがあります。
1.第三者が管理者兼理事長に就任（理事会あり）
2.第三者が管理者に就任、区分所有者が理事長に就任（理事会あり）
3.第三者が管理者に就任、理事長はいない（理事会なし）
このうち3は、日常的な修繕や居住者間のトラブルの解決など
管理業務のほぼ全権を第三者にお任せする方式となり
区分所有者の負担は大きく軽減されます。
但し、以下のデメリットが考えられます。
①通常の管理委託契約とは別契約となり、現在の委託費にプラスして高額な費用が掛かる。
②工事などで管理会社に都合がいい業者を選定するおそれがある。利益相反のおそれがある。
③理事会はなくても、区分所有者から監事を選任する必要がある。
①についてはいわずもがな
管理会社が理事会の負担を一手に担うことになりますので
それなりの費用が掛かると考えられます。
②については、理事会（理事長）の承認を得ずに工事を発注できるため
相場よりも高額な工事費用が掛かる恐れがあり
それを防ぐためには事前に厳格なルールを定めなくてはなりません。
たとえば、大規模修繕工事の発注先を選定する際などにも
相見積もりの取得基準を設けたり
管理者の自社もしくは自社グループに対する発注ルールなどを
明確化しておく必要があります。
大規模修繕工事などの高額な費用が掛かる工事では
検討委員会を設けた方が良いでしょう。
③については、管理者を監視する立場として
区分所有者から監事を選任する必要があります。
結果的に、監事が今までの理事長のような責任的立場になると考えられます。
このように、第三者方式の3には
区分所有者の負担を大きく軽減できる一方
費用の問題であったり、信頼性の問題であったりなど
様々なデメリットもあり一長一短です。
管理会社に依頼する場合は、システムをよく理解した上で
理事会で充分な検討を重ねてからにしましょう。